Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 15 september 2022.

Privacy is voor de aangesloten VakantieXperts ondernemers (hierna VakantieXperts) van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywetgeving. Dit betekent dat je gegevens veilig bij ons zijn en dat wij ze netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij VakantieXperts allemaal doen met de informatie die we via onze diensten over jou te weten komen. Wij verwerken jouw  persoonsgegevens voor het telefonisch onderhouden van contact voor marketingdoeleinden, omdat wij hier een gerechtvaardigd commercieel belang bij hebben.

Persoonsgegevens die we verwerken en de doeleinden

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het verlenen van toegang tot onze website, wanneer je deze bezoekt
• het laten functioneren van de functionaliteiten op onze website, wanneer je hiervan gebruik maakt
• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met betrekking tot onze verschillende facetten aan dienstverlening (zoals boekingen, inplannen van een (vrijblijvende) afspraak, (uitbrengen van een offerte voor) een reis, autoverhuur en/of verzekeringen, terugboekingen bij calamiteiten en informatie over relevante vaccinaties)
• het voeren van gesprekken via de op onze de website geboden chatoptie, omdat je via die weg contact met ons zoekt
• het aanbieden van een inlogomgeving (Mijnreisoverzicht) waarmee je inzage hebt in jouw eigen gegevens, boekingen, de door jou laatst bekeken vakanties en waarmee je kunt betalen of autohuur of de parkeerdienst bijboeken, om de overeenkomst die je met ons hebt gesloten zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren
• het opnemen van contact met jou, indien je hierom verzoekt
• het opnemen van contact met jou, voor, tijdens of na jouw vakantie met betrekking tot huidige vakantie of een nieuwe vakantie, als dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die je met ons hebt gesloten
• het verkrijgen van inzicht in het gebruik van onze website, omdat wij hier een gerechtvaardigd marketing belang bij hebben
• het verbeteren en evalueren van onze website en diensten, onder andere middels klanttevredenheidsonderzoeken, omdat wij hier een gerechtvaardigd commercieel belang bij hebben
• het in kaart brengen van onze doelgroep en bijbehorende interesses, o.a. om het internetaanbod voor jou interessanter te maken middels het tonen van reclame welke aansluit bij jouw interesses via zowel onze eigen websites als websites van derden, wanneer je ons toestemming hebt gegeven voor het gebruik van de cookies die dat mogelijk maken
• het toesturen van (een van) onze algemene en/of gepersonaliseerde nieuwsbrieven indien je je hiervoor hebt ingeschreven

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet voor andere dan bovengenoemde doeleinden verwerken, tenzij je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven, dit noodzakelijk is in het kader van de overeenkomst die we met jou zijn aangegaan, als wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben of wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen.

Categorieën persoonsgegevens

Wij kunnen de volgende gegevens gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• Land
• Geslacht
• Kopie identiteitsbewijs (zonder BSN en met geblurrede pasfoto), indien de reisuitvoerder daarom verzoekt
• Gezinssamenstelling
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Telefoonnummer van de thuisblijver (noodnummer)
• Relatienummer (oftewel jouw klantnummer)
• Inloggegevens voor Mijnreisoverzicht (e-mailadres en wachtwoord)
• Betalingsegevens
• Informatie over de door jou geboekte reis (zoals vertrekdatum, verblijfsduur, accommodatiegegevens, vluchtgegevens, reizigersgegevens, vervoersinformatie, verblijfs- en bestemmingsinformatie geüploade documenten en jouw boekingsbevestiging);
• Informatie over de laatst door jou bekeken vakantie en/of aangegeven reisvoorkeur
• IP-adres
• Cookie ID’s
• Interesseprofiel
• Eventuele persoonsgegevens die door jou worden ingevuld als inhoud van een bericht bijvoorbeeld via de chatfunctie, het contactformulier, sociale media, winactie aanmeldformulieren of feedback tools
• Eventuele medische persoonsgegevens die door jou worden verstrekt bij het boeken van een reis, waaronder bijvoorbeeld allergieën, dieetvoorkeuren of fysieke ongemakken

Het verstrekken van jouw persoonsgegevens aan derde partijen

Wij verstrekken jouw gegevens niet aan derde partijen zonder jouw voorafgaande toestemming, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben of wij dit op basis van de wet moeten of mogen. Wij kunnen jouw gegevens verstrekken aan de volgende bedrijven die deze gegevens in onze opdracht verwerken:

• Externe ICT-dienstverleners
• Applicatieleveranciers, zoals de leverancier van het CRM-systeem en het boekhoudsysteem
• De partijen die cookies aanleveren, zie onze cookieverklaring

Met deze bedrijven hebben wij schriftelijke afspraken gemaakt over de omgang met jouw persoonsgegevens en wat ze hiermee wel en niet mogen doen.

Daarnaast kunnen wij jouw gegevens ook verstrekken aan derde partijen, die zelfstandig bepalen hoe ze met jouw gegevens zullen omgaan. Wij hebben geen invloed op het gebruik van jouw gegevens door deze partijen aangezien zij zelf bepalen voor welk doel zij deze precies nodig hebben en aan wie zij deze weer verstrekken. Deze persoonsgegevens worden alleen verwerkt door deze partijen wanneer je deze zelf beschikbaar stelt aan deze partijen of wanneer verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Dit kunnen de volgende bedrijven zijn:

• Onze partners
• Meditel (wanneer je gebruik maakt van hun dienstverlening omtrent vaccinaties)
• Het Calamiteitenfonds (wanneer jouw reis moet worden aangepast wegens calamiteiten)
• Betaaldiensten (als je via VakantieXperts betalingen verricht)
• Visumverstrekkers (als je via VakantieXperts een visum aanvraagt)
• Touroperators (bij wie jouw reis wordt geboekt)
• Verzekeraars (als je via VakantieXperts een verzekering afneemt)
• Autohuurmaatschappijen (als je via VakantieXperts een auto huurt)
• Vliegmaatschappijen (als je via VakantieXperts een vlucht boekt)
• Hotels en overige verblijfsmogelijkheden (als je deze via VakantieXperts boekt)

VakantieXperts

De ondernemers aangesloten bij VakantieXperts hebben, vanwege interne administratieve doeleinden, ervoor gekozen om gebruik te maken van een CRM-systeem. Dit betekent dat wanneer je klant bent bij VakantieXperts, jouw persoons- en bedrijfsgegevens inzichtelijk kunnen zijn voor medewerkers van de andere entiteiten binnen de groep. Deze medewerkers krijgen enkel toegang tot jouw gegevens voor zover dat nodig is uit hoofde van hun functie. Wij en de overige entiteiten binnen onze groep hebben hier een gerechtvaardigd financieel, beveiligings-technisch en praktisch belang bij. Uiteraard gaan alle medewerkers binnen de groep zorgvuldig met jouw gegevens om, en zullen andere entiteiten jouw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden, zoals commerciële doeleinden, zonder dat daar een expliciete noodzaak toe bestaat en zonder je daarvan op de hoogte te stellen. Mocht je bezwaar hebben tegen deze werkwijze, neem dan contact met ons op.

E-mails

Vanuit VakantieXperts versturen wij verschillende e-mails. Deze e-mails zijn opgesplitst in twee onderwerpen: serviceberichten en nieuwsbrieven.

Serviceberichten
Deze e-mails dienen enkel om je te informeren over belangrijke veranderingen of updates gerelateerd aan de diensten die je bij ons hebt afgenomen. Dit kunnen bijvoorbeeld calamiteiten zijn, wijzigingen in jouw boeking, belangrijke aanvullende reisinformatie, wijzigingen in onze voorwaarden, samenwerkingen die met partners worden beëindigd en die relevant zijn voor jouw boeking of de sluiting of overname van een VakantieXperts winkel waarbij je jouw reis hebt geboekt. Wij sturen deze e-mails ter uitvoering van, of in voorbereiding op de overeenkomst die je met ons hebt.

Nieuwsbrieven
Indien je ons voorafgaande toestemming hebt verleend, houden wij je via onze nieuwsbrieven op de hoogte van onze aanbiedingen, acties en verschillende vormen van dienstverlening. We stellen de nieuwsbrieven samen op basis van jouw persoonlijke gegevens, zoals jouw eerdere bestellingen, surfgedrag en klikgedrag op onze website en in de nieuwsbrief. Voor dit laatste, het in kaart brengen van jouw klikgedrag in de nieuwsbrief, maken wij gebruik van onzichtbare codes wanneer je hiervoor aparte toestemming hebt gegeven. Met deze codes kunnen wij bijhouden hoeveel mensen onze nieuwsbrief lezen, op welke berichten mensen klikken en wat je dus vindt. Dat maakt de nieuwsbrief interessanter voor jou. Wil je geen nieuwsbrieven meer van ons ontvangen, meld je dan hier af. Daarnaast bieden wij ook onderaan iedere nieuwsbrief een afmeldmogelijkheid.

Prijsvragen

Indien je meedoet aan een actie of prijsvraag, vragen wij een aantal gegevens van je zoals jouw naam, adres en e-mailadres. Daarnaast vragen wij jouw toestemming voor de verwerking hiervan, eventueel door derde partijen, ten behoeve van de actie/prijsvraag en voor het samenstellen van analyses op basis van de verzamelde informatie. Zo kunnen we de actie uitvoeren en de prijswinnaar(s) bekendmaken. Ook meten wij zo de respons op onze reclameacties.

Aanvullen van jouw persoonsgegevens, profilering en gepersonaliseerde advertenties

Wij kunnen de gegevens die we van jou via de verschillende kanalen binnenkrijgen combineren. Zo kunnen we informatie die we online van jou verzamelen (zoals via een online boeking of acceptatie van de cookies), samenvoegen met informatie die we offline van jou ontvangen (zoals informatie die je in onze winkel achterlaat).

Daarnaast kunnen wij de gegevens die we rechtstreeks van jou verkrijgen (bijvoorbeeld doordat je een reis bij ons boekt of onze website of winkel bezoekt) verrijken met informatie uit externe bronnen met als doel betere voorspellingen van het aankoopgedrag van onze klanten te doen. De bronnen waarmee we jouw gegevens verrijken kunnen zijn:

• Reisadviezen
• Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)
• Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG)
• Kadaster
• Google trends
• Lokale events
• Algemene informatie over schoolvakanties en feestdagen op winkelniveau
• Netwerkverkeer op onze website
• Heatmaps van winkelbezoeken
• Inzet van ons marketingbudget
• Zwarte lijst die we ontvangen van ANVR waarop reisorganisaties (zoals luchtvaartmaatschappijen) kunnen worden geplaatst waarvan het ongewenst is daar nog langer mee samen te werken

Al deze gegevens kunnen wij op basis van jouw toestemming combineren zodat wij een klantprofiel van jou kunnen samenstellen. Wij verdelen deze klantprofielen over een aantal categorieën om jouw interesses te analyseren, en jouw aanbod op deze manier verder te personaliseren onder andere middels het tonen van gepersonaliseerde advertenties via diverse kanalen waaronder nieuwsbrieven, onze website en websites van derden. Je kunt je toestemming voor het combineren van deze gegevens altijd intrekken, door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden te bereiken of wanneer we moeten voldoen aan wettelijke bewaartermijnen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Nieuwsbrief: tot uitschrijving
• Boekingen en reserveringen: 7 jaar na laatste datum van terugkomst laatste reis
• Contactinformatie: 7 jaar na laatste datum van terugkomst laatste reis
• Verzekeringen: 7 jaar na laatste datum van terugkomst laatste reis
• Calamiteitenfonds: 4 jaar na laatste datum van terugkomst laatste reis
• Vaccinaties: 4 jaar na laatste datum van terugkomst laatste reis
• Chatgesprekken: 1 jaar vanaf het einde van het chatgesprek
• Mijn Reisoverzicht: 7 jaar na laatste datum van terugkomst laatste reis
• Klanttevredenheidsonderzoek: 1 jaar
• Acties of prijsvragen: Als de actie of prijsvraag is afgelopen.
• Interesseprofiel: 4 jaar na laatste datum van terugkomst laatste reis
• Telemarketing: 3 jaar na laatste datum van terugkomst laatste reis

Voor de bewaartermijn van onze cookies verwijzen we je graag naar onze cookieverklaring.

Beveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Daarnaast, maken wij gebruik van SSL-certificaten ten behoeve van de veilige overdracht van jouw gegevens en communicatie en slaan wij jouw wachtwoord enkel gehasht op.

Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. In onze cookieverklaring lees je alles over cookies, welke cookies we gebruiken en wat de voordelen van cookies voor jou zijn.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Jouw privacyrechten

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, kun je altijd contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar jouw VakantieXperts kantoor. Zie ook de contactgegevens onderaan deze verklaring.
Op basis van de privacywetgeving heb je de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen: de toelichting vind je voornamelijk in deze privacyverklaring.
• inzage in de persoonsgegevens die we van jou hebben: we verstrekken je een kopie van de persoonsgegevens die we van jou hebben, tenzij dit afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen.
• het laten corrigeren van fouten met betrekking tot jouw eigen persoonsgegevens of het aanvullen van onvolledige informatie die we over jou hebben. We kunnen de betreffende verwerking beperken, als we wat tijd nodig hebben om de correctie te controleren.
• ons te verzoeken om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen: wij zullen dit verzoek in de meeste gevallen inwilligen, bijvoorbeeld als de persoonsgegevens inderdaad niet meer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, of als we deze onrechtmatig hebben verwerkt (tenzij je wilt dat we de gegevens bewaren, maar de verwerking beperken).
• intrekken van toestemming: ook dan zullen we de persoonsgegevens die we met jouw toestemming voor het betreffende doel hebben verzameld, verwijderen.
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik: waar mogelijk zullen wij de persoonsgegevens die we van jou verwerken voor het doel waar tegen je bezwaar maakt verwijderen, als je ons daarom verzoekt. We zullen de verwerking beperkende tijde van de afweging of we je bezwaar in zullen willigen
• overdraagbaarheid van gegevens: je krijgt je persoonsgegevens in een gangbare machinaal leesbare vorm als je bijvoorbeeld je persoonsgegevens wilt overdragen aan een andere reisorganisatie

Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. We kunnen je bijvoorbeeld vragen om je boekingsnummer, om te controleren of jij het echt bent. We laten je binnen één maand weten of we aan je verzoek zullen voldoen, en proberen dit ook binnen één maand af te handelen. Als je verzoek complex is, kan het zijn dat we twee maanden extra tijd nodig hebben om aan verzoek te voldoen.

Aanpassingen in deze privacyverklaring

Wij passen deze privacy- en cookieverklaring aan als de wijze van verwerking van persoonsgegevens verandert. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je ook graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heb je het recht om een klacht in te dienen bij een privacy toezichthouder (voor Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens) over onze verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Mocht je verder, na het lezen van onze privacyverklaring, nog vragen en/of opmerkingen hebben dan kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.